Assistante exécutive

Profession/métier :

Secteur :
Affaires, finance et administration
Profession/métier :
Adjoints administratifs/adjointes administratives
 
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Nombre de postes offerts :
1

Description

Vos Devoirs: Travaillant en collaboration avec le personnel de la Société à Ottawa, l'équipe de la Société en France et les divers intervenants gouvernementaux vous fournirez un soutien administratif, opérationnel, logistique et lié au projets. Vous aiderez à assurer la compréhension et l'adhésion des politiques, des procédures, les pratiques et les protocoles. Les responsabilités comprennent, sans s'y limiter: Soutien administratif - Répondre aux téléphones, prendre les messages et accueillir les visiteurs - Photocopie, télécopie, numérisation, impression, reliure et assemblage de documents - Maintenir la base de données des contacts et des événements - Agir en tant que source d'information centrale pour le bureau d'Ottawa - Maintenir le stock de fournitures de bureau; S'assurer que l'équipement, les systèmes et les installations du bureau sont en bon fonctionnement; Liaison avec la direction du bâtiment, les fournisseurs de bureaux et les fournisseurs de services - Une liaison régulière avec le siège social de la Société à Paris pour assurer un échange d'informations adéquat - Tenir un registre précis des documents, du journal des visiteurs, de la correspondance électronique et des procès-verbaux des réunions. Support exécutif - Anticiper les besoins divers et complexes de l'entreprise, et maintenir la confidentialité, la discrétion et le professionnalisme en tout temps - Élaborer et mettre à jour une cartographie (personnes clés, organisation ...) de l'environnement canadien (industrie, Ministères, agences, groupes de réflexion, médias ...) liés aux perspectives de la Société - Aider à la mise en place et à la préparation de réunions, d'agenda, de voyages, etc. - Assurer la liaison avec les hauts fonctionnaires et la direction - Assister aux réunions lorsque cela est nécessaire pour enregistrer, organiser et distribuer les procès-verbaux des réunions. - Préparer la correspondance confidentielle, les rapports et autres documents complexes. Recherche et gestion de projets (en fonction du niveau de performance et de confiance du candidat) - Renseignements et nouvelles de recherche et de sondage au Canada et préparation de rapports de situation périodiques - Création et mise à jour d'une base de données d'articles, d'informations et de documents relatifs à l'entreprise, et les domaines d'activité des concurrents. - Organiser, organiser, assurer la liaison, préparer et participer à des événements au Canada (salons professionnels, réunions, réceptions, Conférences, etc.) - Aider à la création de propositions, de présentations et d'autres documents relatifs au développement des communications - Assister / coordonner / préparer des articles et de la publicité pour les médias (en coordination avec le siège social de l'entreprise en France) - Effectue des missions ad hoc, impliquant la recherche, l'analyse et la documentation des résultats. - Peut assister à des conférences, des symposiums, des séminaires, des foires commerciales et rédiger des rapports Autre agent de sécurité de l'entreprise - Agir comme principal point de contact avec le ministère des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour les produits contrôlés et les programmes de sécurité industrielle - être responsable de la mise en œuvre de la politique de sécurité de TPSGC au sein de l'entreprise au Canada; comprenant d'effectuer des évaluations de sécurité et présenter des demandes - Doit remplir le programme de certification officiel désigné (DOCP) Note: il n'est pas demandé d'avoir une expérience préalable dans ce domaine. Qualités / capacités - Citoyenneté canadienne ou citoyenneté française ayant une résidence permanente - Maîtrise des deux langues officielles, y compris une excellente maîtrise de la langue anglaise (écrite) - Solides aptitudes d'organisation avec une capacité démontrée à produire des résultats dans un environnement dynamique à un rythme rapide, Gérer des priorités multiples et résoudre des problèmes, démontrer la capacité d'agir avec une discrétion complète - Rigueur et précision - Fiable, flexible, innovant et capable de réfléchir rapidement - Capacité de travailler de manière autonome et au sein d'une équipe, d'agir en toute confiance - Excellente attention aux détails - Excellentes capacités d'écoute, de relations interpersonnelles, d'écriture et de communication et aptitude à développer et à relations de travail - Capacité de gérer efficacement les projets spéciaux - Excellente présentation (en tant que représentant d'une entreprise française dans des réceptions, des conférences, des foires commerciales ...) - L'expérience internationale serait considérée comme un atout. - Compétences logicielles: Microsoft Office: - Maîtrise totale de Word et PowerPoint - Excel Environnement - Bureau situé au centre-ville d'Ottawa (Ontario) - Durée de l'affectation: permanent, à plein temps. Un emploi à temps partiel peut être possible.

Formation :

Diplôme :
Baccalauréat
Ce diplôme ou cette formation est
souhaité(e)

Capacité linguistique :

Niveau de français :
Bilingue
Langue française est
exigée
Niveau d'anglais:
Bilingue
La langue anglaise est
exigée

Expérience professionnelle :

Domaine d'expérience professionnelle :
Nombre d'années d'expérience professionnelle demandé :
durée min 1
durée max 
Cette expérience professionnelle et sa durée sont
souhaitées

Contrat

Type de contrat :
contrat à durée indéterminée

Rémunération

Les informations sur le salaire sont confidentielles

Avantages annexes :

Logement fourni :
non
Prise en charge du voyage :
non
Déménagement pris en charge :
non

Lieu de travail :

Ontario, Ottawa

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